在档案中，如果存在涂改，需要提供一份详细的情况说明来解释涂改的原因和内容。以下是撰写涂改说明的一般步骤和要点：
涂改缘由
详细说明为何要涂改档案信息，包括涂改的原始内容和涂改的目的。
涂改方式
指出具体的涂改方法，如涂改的具体内容、修正版原件等。
授权签字
必须有负责人的签字以及盖章，以示文件真实、可靠。
涂改记录备案
将涂改记录备案，这有助于未来核实信息，起到备查的作用。
示例说明
假设档案中的出生日期被涂改，可以参照以下示例进行说明：
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涂改说明书
一、涂改缘由：
我，张三，根据干部人事档案审核情况反馈单，发现我的出生时间存在记载不一致和有涂改的问题。档案中最早材料《材料形成时间为2001年11月》记载出生时间由19 年12月涂改为19年12月，其余材料均记载为19 年1月。
二、涂改方式：
原错误记载为19 年12月，实际出生日期为农历19年腊月，公历19 年1月日。在填写《时，由于年龄较小，未意识到农历和公历的区别，填错了时间，后来涂改为农历的时间即19 年12月。在以后的材料中出生日期均填写了19年1月，造成了档案材料中出生日期与身份证所载不一致的问题。
三、授权签字：
本人签字确认，并加盖公章。
四、涂改记录备案：
已将涂改记录备案，详细记录涂改前的时间、涂改后的时间及相关证明材料。
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建议
如实说明：确保说明的内容真实、准确，不夸大或隐瞒事实。
附上证明材料：如身份证复印件、出生证明、户口证明等，以支持说明的真实性。
加盖公章：情况说明需要加盖相关党组织的公章，以增加其权威性。
签字确认：涂改说明需要由当事人签字确认，以示负责。
通过以上步骤和要点，可以有效地说明档案中的涂改情况，确保档案的真实性和可靠性。
